Como fazer um controle de documentos eficiente na construção civil

Como fazer um controle de documentos eficiente na construção civil | Mobuss Construção

Ter um controle de documentos assertivo é fundamental para empresas de qualquer segmento, já que isso agiliza o trabalho e evita, inclusive, problemas com a fiscalização. 

Na construção civil, o controle de documentos também é importante para empresas que desejam adquirir determinadas certificações de qualidade, por isso deve ser feito de maneira eficiente, ou seja, consumindo o mínimo de recursos e fornecendo o máximo de resultados. Para atingir esse objetivo, confira como ter uma gestão de documentos eficiente!

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6 dicas para otimizar o controle de documentos

Organize por categorias

É muito mais fácil encontrar documentos e manter controle sobre eles quando se sabe, de antemão, do que se cada um trata. Por isso, o ideal é organizar os documentos em categorias, pois isso permite a localização mais rápida dos  itens necessários.

É o caso, por exemplo, de dividir os documentos em diferentes setores, como atendimento, equipe de execução, estoque, segurança do trabalho, qualidade, inspeções, terceirizados e etc. 

Padronize a gestão de documentos

Sempre que possível, procure padronizar os documentos. Isso resulta não apenas em um controle mais eficiente, mas também em adquirir informações de maneira completa e rápida. Se os documentos forem padronizados será possível saber o que cada campo representa, o que facilita na hora da organização e da identificação.

A padronização de documentos também é benéfica porque impede que dados sobre um mesmo tema ou documento fiquem espalhados em diferentes locais, ou que cópias obsoletas circulem pela empresa.

Esse é um problema que pode ocorrer no canteiro de obras. Quando uma versão desatualizada do procedimento de alguma atividade está acessível a equipe, o processo corre o risco de ser realizado de forma errada, impactando na qualidade final da obra e consequentemente no custo dela. A ATR Incorporadora é um exemplo de construtora que conseguiu eliminar esse problema investindo em automação no canteiro de obras.

Outro problema que ocorre frequentemente no escritório é quando um pedido tem a nota fiscal em um local ou setor, o recibo de entrega em outro e o comprovante de pagamento em outro. Ao criar um procedimento padrão de controle de documentos, todos esses dados ficam organizados e agrupados. Além disso, a comunicação no canteiro de obras é fundamental para garantir que os processos sejam cumpridos.

Atualize manuais e registros

Os manuais e registros também devem ser mantidos atualizados para que em caso de qualquer dúvida ou necessidade seja possível ter acesso à informação mais atualizada e mais relevante para o momento.

Quando esses documentos de orientação são mantidos de maneira desatualizada, não apenas há perda de tempo para identificar se as informações estão conformes, como também há chances de um trabalho ser executado de maneira incorreta, levando a prejuízos e retrabalhos.

Garanta a integridade dos documentos

Não é incomum que os documentos sofram algumas avarias, podendo ficar ilegíveis ou até  inutilizáveis. Quando tratamos de documentos digitais, é importante pensar na segurança destes documentos, evitando perdas inesperadas por problemas de hardware ou software.

Muitos documentos físicos precisam ser mantidos arquivados por determinado tempo, necessitando de um grande espaço físico, caso forem impressos. Por isso, investir na transformação digital, tornando os documentos físicos em eletrônicos, acaba com a necessidade de arquivos físicos. E, uma vez eletrônicos, o armazenamento destes arquivos em nuvem é uma excelente opção, dada a segurança e a disponibilidade ofertadas pelas soluções.

Além disso, com a digitalização do controle de documentos, tudo fica organizado num só lugar e os documentos podem ser acessados facilmente via tablets ou computadores. Um exemplo é a Lyx Engenharia, que resolveu focar no controle do processo construtivo, e com isso reduziu o número de não conformidades em 75%.

Tenha cópias de segurança

Nunca se sabe o que pode acontecer com os documentos e perder alguns deles pode significar uma grande dor de cabeça para a empresa. Por isso, o ideal é manter cópias de segurança e backups  dos documentos mais relevantes e em local separado das versões originais. 

O módulo de projetos do Mobuss Construção possibilita que isso seja feito de forma digital com acesso ao histórico de revisões. Por exemplo, quando um projeto passa por inúmeras alterações, o sistema sempre mantém em destaque a última versão do documento atualizada,  mas também mantém as versões anteriores armazenadas para consulta.

Ao fazer isso, na ocorrência de qualquer imprevisto que possa prejudicar os documentos, a empresa estará resguardada com as cópias de segurança.

Elimine os documentos que não são mais necessários

Documentos, tanto físicos quanto digitais, ocupam espaço, e por isso é importante manter apenas aquilo que é estritamente necessário.

Assim, periodicamente faça auditorias internas, e analise toda a documentação para descobrir o que já não é mais útil, o que já está ultrapassado ou o que pode ser dispensado sem maiores prejuízos para a empresa. Ao fazer isso, a documentação da empresa se torna mais enxuta e, portanto, mais fácil de ser controlada.

Fazer um controle de documentos eficiente é indispensável para que menos tempo seja gasto tentando organizar ou encontrar documentos, aumentando a produtividade como um todo. Com práticas simples, como a categorização e a eliminação daqueles que não são mais úteis, a empresa passa a se beneficiar.

O controle de documentos e os programas de qualidade

Os programas de qualidade como ISO e PBQP-H trazem muitos benefícios para as construtoras. Além de melhoria das operações e redução de gastos, também impactam positivamente na reputação da construtora diante dos seus clientes e possibilitam a participação em programas de habitação social como o Casa Verde e Amarela.

Mas para aderir aos programas de qualidade é preciso cumprir alguns requisitos na gestão de qualidade da empresa. Os programas também exigem algumas documentações obrigatórias, como as Fichas de Verificação de Serviço.

Nesse contexto, soluções de gestão de obras como o Mobuss Construção são grandes aliados, pois agilizam o preenchimento de checklists de inspeção, armazenam as informações de forma transparente e permitem uma rápida tomada de decisões. 

Utilizar softwares especializados em armazenamento e gestão de documentos pode ser uma ótima alternativa para otimizar o controle das informações da sua empresa.

Para conhecer mais benefícios do Mobuss Construção acesse o site ou solicite uma demonstração gratuita com os nossos especialistas.

Assinado por: Sílvio Etges, gerente do software para construção civil Mobuss Construção.

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Fonte: www.mobussconstrucao.com.br/blog/controle-de-documentos

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